Kat Malikleri Kurulu Kararları Nasıl Alınır?

Toplantıya Çağrı ve Hazırlık Süreci

Karar alma süreci, toplantıya usulüne uygun çağrı yapılmasıyla başlar. Yönetim planında aksine bir hüküm bulunmadığı sürece, olağan toplantılar her takvim yılının ilk ayı içinde gerçekleştirilir. Olağanüstü durumlarda ise yönetici, denetçi veya kat maliklerinin üçte birinin yazılı istemi üzerine her zaman toplanılabilir.

Çağrı, toplantı tarihinden en az 15 gün önce tüm kat maliklerine imza karşılığı veya taahhütlü mektup ile ulaştırılmalıdır. Çağrı metninde toplantının sebebi, yeri, saati ve gündemi açıkça belirtilmelidir. İlk toplantıda yeter sayı sağlanamaması ihtimaline karşı, ikinci toplantının tarihi ve yeri de ilk çağrıda bildirilmelidir.

Toplantı ve Karar Yeter Sayıları

Karar alma aşamasında sayı ve arsa payı bakımından çifte çoğunluk kuralı esastır. İlk toplantı, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve kararlar oy çokluğuyla alınır. İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa, ikinci toplantı en geç 15 gün içinde yapılır ve bu toplantıda toplantı yeter sayısı aranmaksızın katılanların salt çoğunluğu ile karar alınabilir.

Kanun, bazı işlemler için daha ağır çoğunluklar öngörmüştür. Örneğin, yönetim planı değişikliği veya ortak yerlerdeki önemli inşaat ve onarımlar için 4/5 çoğunluk; bazı temliki tasarruflar veya yasak işler için ise oybirliği aranır. Bu özel durumlarda ikinci toplantıdaki indirilmiş nisap kuralı uygulanmaz.

“Av. Vedat Can SÜNERİN
Kat malikleri kurulu kararlarının geçerliliği, toplantı çağrısının usulüne uygun yapılmasına ve kanunda öngörülen karar yeter sayılarının sağlanmasına bağlıdır. Özellikle yönetim planı değişikliği veya ortak yerlere ilişkin önemli tasarruflarda, genel oy çokluğu yerine aranan nitelikli çoğunlukların göz ardı edilmesi kararların iptaline yol açabilir. Karar defterinin noter tasdikli olması ve toplantı tutanaklarının eksiksiz tutulması, ileride yaşanabilecek hukuki uyuşmazlıklarda ispat yükümlülüğünü yerine getirmek adına kritik bir öneme sahiptir.”

Vekâleten Temsil ve Oy Hakkı Sınırları

Kat malikleri kurulu toplantılarında bir malikin kendisini vekâleten temsil ettirmesi mümkündür, ancak bu durum belirli kısıtlamalara tabidir. Bir kişi, toplam bağımsız bölüm sayısının yüzde beşinden fazlasını temsil edemez; ancak kırk ve daha az bağımsız bölümlü ana gayrimenkullerde bir kişi en fazla iki kişiyi temsil edebilir.

Bu sınırın aşılması durumunda, vekâleten kullanılan oylar geçersiz sayılır ve toplantı yeter sayısı ile karar nisabı yeniden hesaplanır. Vekâletnamenin yazılı olması yeterli olup, noter onaylı olması zorunlu değildir. Eğer bir malik, toplantıya katılan diğer maliklerden birine vekâlet veriyorsa, bu durumun karar defterine veya toplantı tutanağına açıkça işlenmesi, ileride yaşanabilecek temsil yetkisi uyuşmazlıklarını önlemek adına kritik bir delildir.

Karar Defteri ve İspat Yükümlülüğü

Alınan kararlar, noter tasdikli karar defterine yazılmalı ve toplantıya katılanlar tarafından imzalanmalıdır. Karar defterine imza atmak, toplantıya katılımın ispatı açısından önem taşır. Toplantı tutanaklarının eksiksiz tutulması, ileride yaşanabilecek hukuki uyuşmazlıklarda ispat yükümlülüğünü yerine getirmek adına kritik bir öneme sahiptir.

İptal Süreci ve Görevli Mahkeme

Usulüne uygun alınmayan veya kanuna ya da yönetim planına aykırı olan kararların iptali için Sulh Hukuk Mahkemesi’nde dava açılabilir. Kararı öğrenen kat maliki, toplantı tarihinden itibaren 1 ay içinde; her halde karar tarihinden itibaren 6 ay içinde iptal davası açma hakkına sahiptir.

Yönetim planı bir sözleşme hükmündedir ve kat maliklerini bağlar. Ancak yönetim planındaki hiçbir hüküm, Kat Mülkiyeti Kanunu’nun emredici kurallarına aykırı olamaz. Kanuna aykırı hükümler geçersizdir ve bu tür hükümlere dayanılarak alınan kararlar da hukuki ihtilafa açık hale gelir.

Gündem Dışı Görüşmelerin Hukuki Geçerliliği

Kat malikleri kurulu toplantılarında, yalnızca çağrı metninde belirtilen gündem maddeleri üzerinde görüşme yapılabilir ve karar alınabilir. Gündemde yer almayan bir konunun toplantı sırasında eklenerek oylanması, toplantıya katılamayan maliklerin iradesinin sakatlanması anlamına gelir. Bu durum, toplantıda alınan kararların iptali için geçerli bir hukuki sebep oluşturur. Ancak, tüm kat maliklerinin toplantıda hazır bulunması ve gündem dışı konunun görüşülmesine oybirliğiyle rıza göstermesi halinde, gündem dışı kararlar geçerlilik kazanabilir.

Uygulamada, gündem maddelerinin genel ifadelerle (örneğin ‘diğer hususlar’) geçiştirilmesi, önemli kararların alınması için yeterli bir hukuki zemin oluşturmaz. Özellikle mali yükümlülük getiren veya ortak alanların kullanımını kısıtlayan kararların, çağrı metninde açıkça belirtilmesi zorunludur. Eğer gündem maddesi yeterince açık değilse, maliklerin toplantıya hazırlıklı gelmesi engellenmiş olur ve bu durum kararın iptali davasında malik lehine bir delil olarak değerlendirilebilir.

Bağımsız Bölüm Sahiplerinin Oy Hakkı ve Kısıtlamalar

Bir kat malikinin oy hakkı, sahip olduğu bağımsız bölümün arsa payı oranına göre belirlenir; ancak bir malikin sahip olduğu bağımsız bölüm sayısı ne olursa olsun, toplam oyların üçte birinden fazlasına sahip olamaz. Bu kural, büyük arsa payına sahip maliklerin diğer malikler üzerinde baskın bir irade kurmasını engellemek amacıyla getirilmiştir. Eğer bir kişi birden fazla bağımsız bölüme sahipse, oy hesabı yapılırken bu üçte bir sınırı mutlaka gözetilmelidir.

Oy hakkı kısıtlamasında dikkat edilmesi gereken bir diğer husus, bağımsız bölümün birden fazla malikinin bulunması durumudur. Paylı mülkiyete tabi bir bağımsız bölüm söz konusu olduğunda, malikler kendi aralarında bir temsilci belirleyerek oy kullanmalıdır. Temsilci belirlenmediği takdirde, toplantı başkanının bu maliklerin oyunu geçersiz sayma veya sadece hazır bulunan paydaşın payı oranında oy kullandırma yetkisi doğabilir. Bu tür uyuşmazlıkların önüne geçmek için, paylı mülkiyet sahiplerinin toplantı öncesinde yazılı bir yetkilendirme belgesi hazırlaması tavsiye edilir.

Toplantı Başkanlığı ve Karar Defterinin Tutulması

Toplantının sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için öncelikle bir toplantı başkanı seçilmeli ve bu seçim tutanağa geçirilmelidir. Toplantı başkanı, gündemin takibinden, oylamaların usulüne uygun yapılmasından ve muhalif oyların deftere işlenmesinden sorumludur. Karar defterine yazılan kararların, toplantıya katılan tüm malikler tarafından imzalanması, kararın kesinleşmesi ve ispatı için zorunludur. İmzadan imtina eden maliklerin durumu, toplantı tutanağında açıkça belirtilmelidir.

Karar defterinin her yıl noter tarafından tasdik edilmesi, defterin hukuki geçerliliği için temel şarttır. Tasdiksiz bir deftere alınan kararlar, üçüncü kişilere karşı ispat gücünden yoksundur ve yönetimsel süreçlerde ciddi aksamalara yol açar. Ayrıca, toplantı tutanağında alınan kararların gerekçeleri, lehte ve aleyhte kullanılan oy sayıları ile birlikte detaylıca kaydedilmelidir. Bu kayıtlar, ileride açılacak bir iptal davasında mahkemenin kararın usulüne uygun alınıp alınmadığını denetlemesi için en temel delil niteliğindedir.

Sık Sorulan Sorular